Como gerenciar seus emails de forma eficaz

Como gerenciar seus emails de forma eficaz

A forma com que organizo minha inbox é 90% baseada neste post do Andreas Klinger, os outros 10% são apenas adaptações minhas. Essa é a minha inbox hoje:

Esse setup me permite seguir uma série de boas práticas de produtividade e facilmente manter “inbox quase zero”. Ele me permite lidar com dezenas de emails em pouquíssimos minutos, sem exagero.

Lembrando que o importante não é manter a inbox zerada, mas sim perder o mínimo de tempo possível gerenciando seus emails diariamente e saber que não deixou de ver nenhum email importante.

Você faz inbox zero para ter esse benefício, não para falar pro mundo que você é sinistro porque consegue manter a inbox zerada 🙄

Como funciona essa organização

  1. os emails chegam.
  2. eu clico no primeiro.
  3. vejo o remetente e o assunto. Se não me interessa, eu deleto com 1 tecla. Se me interessa eu sigo a regra dos 2 minutos: consigo resolver em 2 minutos? Se sim, resolvo na hora. Caso contrário, com 1 tecla eu marco para resolver depois e, com outra, arquivo o email para que ele saia da inbox principal.
  4. automaticamente, ao arquivar ou deletar um email; o gmail já me mostra o email seguinte, tornando o processo todo muito rápido!

Alguns detalhes sobre esse processo que não ficam aparentes a primeira vista:

  • os emails que eu respondi, eu arquivo depois de enviada a resposta.
  • os emails que aguardo uma resposta eu marco com o ícone da interrogação roxa, antes de arquivar. Isso que os faz aparecer na seção “Aguardando resposta”.
  • os emails marcados para “serem resolvidos depois”, através do ícone da exclamação amarela, vão pra coluna “To-do” na direita.
  • todas essas ações que eu tomo: arquivar o email, deleta-lo, marcar pra resolver depois ou como “aguardando resposta” são feitas com atalhos usando apenas 3 teclas.

Limpar sua inbox principal é o que mais importa. Quando e como você vai depois lidar com a sua to-do vai da sua preferência.

Decida se prefere tirar horários específicos do dia pra resolver os emails da sua to-do list ou se prefere ir fazendo isso aos poucos cada vez que esvaziar sua caixa de entrada. Eu funciono bem da segunda forma.

Como aplicar isso tudo no seu gmail

Obs: Meu gmail está em inglês mas com as screenshots deve ser fácil você encontrar as respectivas opções no seu, caso esteja em português.

Clique na engrenagem no canto superior direito da tela para abrir as configurações, aí em “Settings -> Inbox”, faça o seguinte:

  1. no campo “Inbox type”, selecione a opção “multiple inboxes”.
  2. na seção “Multiple inbox sections” configure as 2 primeiras seções como vê na screenshot acima (você entenderá no passo seguinte).
  3. as últimas duas opções você pode configurar como achar melhor porque o formato ideal vai variar de acordo com o tamanho do seu monitor e com o tamanho das janelas que você utiliza.

Vamos agora em “Settings -> Advanced” para habilitar duas funcionalidades que usaremos: “Auto-advance” e “Custom keyboard shortcuts”:

Agora vamos para as configurações gerais: “Settings -> General”:

  • arraste para “in use” apenas os ícones que usaremos: a exclamação amarela, a interrogação roxa e, se quiser estabelecer prioridades na sua to-do, a exclamação vermelha.
  • habilite os atalhos de teclado também.

Ainda dentro de “Settings -> General”, em “auto-advance”, selecione a opção “Go to the previous (older) conversation” para que você possa ir lidando com um email após o outro rapidamente sem nem precisar usar o mouse, usando apenas os atalhos que definiremos a seguir.

Na imagem acima também marquei com uma seta vermelha outras configurações que considero úteis mas que não são imprescindíveis.

Dentro das configurações de atalhos de teclado você precisa setar 3 atalhos (como verá na imagem a seguir):

  • “s” pra selecionar qual dos ícones você irá usar pra marcar o email (a exclamação amarela, exclamação vermelha ou a interrogação roxa)
  • “e” pra arquivar o email
  • “d” para deletar o email

Indo além

Dessa forma, a sua inbox acaba virando uma pequena to-do. E acabei encontrando uma outra ótima utilidade pra ela, como você pode ter reparado na screenshot inicial deste post.

Quando quero anotar algo para fazer depois ou quando tenho uma ideia para algum projeto, eu me envio um email, para depois, quando estiver gerenciando minha inbox, agir sobre ele 😉

Bônus

Uma opção muito útil é habilitar a opção “undo send”, dentro de “Settings -> General”. Ela permite que você desfaça o envio de um email nos 20-30 segundos após te-lo enviado.

Já usei isso muitas vezes, seja porque percebi um erro de ortografia/concordância logo após o envio ou porque cliquei pra enviar na pressa e logo depois me arrependi, desfazendo o envio para escrever melhor o email, com mais calma.

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