Use o Google Calendar e não esqueça de mais nada

Use o Google Calendar e não esqueça de mais nada

Como você se sente quando alguém não responde suas mensagens de trabalho múltiplas vezes? Ou passa dias sem fazer nenhum follow-up sobre as tarefas dele que estão bloqueando as suas?

Eu sinto pelo menos uma dessas coisas:

  • essa pessoa não está dedicando a atenção que deveria ao projeto/trabalho;
  • essa pessoa é desorganizada;
  • essa pessoa não se importa com os colegas, ele sabe que a tarefa dela me bloqueia e mesmo assim nem faz um follow-up avisando que não conseguiu fazer a tarefa dele mas fará em breve;
  • essa pessoa precisa de uma babá ou um chefe batendo chicote pra fica-la lembrando de fazer as coisas ou de responder os colegas;

Você não gostaria de ser essa pessoa né? Eu certamente não. Por isso me organizo para evitar ao máximo que essas situações ocorram comigo.

Como o Google Calendar pode ajudar

As pessoas geralmente utilizam o Google Calendar para criar eventos, marcando um compromisso na agenda. Como por exemplo, marcando que entre as 2-4pm estará numa reunião da firma.

Eu o utilizo de uma forma diferente, pra mim ele serve mais como um gerenciador de lembretes. E o combo Google Calendar + múltiplas inboxes do Gmail são minhas ferramentas principais para nunca esquecer de compromisso algum ou de responder alguém.

Tem um monte de calendários diferentes, muitos eu nem utilizo mais. Foque em apenas dois:

  • o vermelho: “Lembretes”
  • o verde: “Compromissos”

O calendário para Lembretes

Esse é o meu calendário padrão. Como você pode ver na screenshot acima, os títulos dos eventos nesse calendário são todos escritos no formato de tarefas:

  • Colocar alarme da call da Tripper;
  • Anotar recebidos…
  • Já tá vendendo ingresso? (significando: checar se está vendendo ingresso);
  • Enviar invoice semanal…

Cada lembrete desses gera um email no meu Gmail, que caem então no meu processo de organização de tarefas via email que é excelente pra prevenir que eu esqueça de fazer algo!

Exemplos da vida-real 1: fui comprar um ingresso e vi que ainda não estão a venda e tampouco tem data de venda definida. Vou então no Google Calendar e crio um lembrete recorrente para checar se os ingressos estão a venda a cada 2 semanas.

Exemplo 2: um voo nosso foi cancelado e recebemos créditos dessa companhia aérea específica. Como sei que não vou lembrar de usa-los quando surgir a necessidade de comprar uma nova passagem, criei um lembrete recorrente mensal para lembrar que temos créditos dessa companhia aérea.

Toda vez que aparecer algo no seu dia que você deva lembrar de fazer em algum outro momento, coloque no seu Google Calendar e você não dependerá mais da sua memória!

Ajuda na criação de hábitos

Esse é outro excelente uso para o Google Calendar. Na screenshot acima você pode ver que tenho alguns lembretes recorrentes em horários bem cedo nos dias de semana como:

  • ver qual o plano pra hoje e amanhã
  • Fazer as tarefas mais importantes primeiro!
  • FOCUS!

O objetivo é ver os emails gerados por esses 3 lembretes assim que eu sento no computador, após acordar, para que eles me lembrem de planejar corretamente o meu dia.

O primeiro me lembra de olhar os compromissos que tenho no dia atual e no seguinte (o calendário verde). O segundo de focar nas tarefas que me trarão maior ROI e não nas mais fáceis. O terceiro é para que eu foque em apenas alguns projetos por vez.

O calendário de compromissos

O calendário verde na minha agenda. Perceba que os eventos dele estão sempre como “evento de dia inteiro”, aparecendo no início de cada dia de forma fixa, mesmo que seja referente a uma reunião que ocorrerá apenas durante 1h específica do dia.

Dessa forma fica muito fácil visualizar todos os compromissos que tenho durante o dia. Eu os vejo, adquiro uma percepção de quanto tempo sobrará no dia para fazer minhas tarefas e então organizo o meu dia, anotando em uma lista todas as tarefas que pretendo fazer, em ordem de prioridade.

Adaptando esse método

Essa é a minha forma de usar o Google Calendar e funciona muito bem pra mim. Talvez não seja a melhor forma para você, porém, caso você tenha se identificado com a pessoa que descrevi no início do post, recomendo fazer um esforço e tentar seguir esse método.

Depois que você pegar o hábito de anotar tudo na agenda, conseguirá perceber o que funciona bem ou não funciona pra você e poderá adaptar esse método para a sua rotina, para o seu trabalho.

E caso teste esse método ou você siga um método parecido, deixe um comentário contando sua experiência 😁

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